Août 2023

1. Avant-propos

La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de L’Envol SRT. Elle traite notamment des informations liées aux activités de l’organisme et des informations concernant la clientèle, les membres du conseil d’administration, les membres du personnel, les stagiaires et bénévoles.

Elle s’applique à toutes les personnes travaillantes, participantes aux activités ou étant présentes dans les différents locaux de L’Envol SRT

Elle poursuit les objectifs suivants :

• Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles;
• Se donner des balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme;
• Se conformer à la Loi 25 du Québec sur la protection des renseignements personnels.

2. Notre engagement

• Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
• Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
• Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
• Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
• Appliquer la politique de confidentialité dans le respect des valeurs de L’Envol SRT;
• Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique et dans le respect des lois en vigueur dont la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25.

3. Informations collectées via les formulaires en ligne

Nous collectons certaines informations personnelles via les formulaires en ligne, telles que le nom complet, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone, information à propos de votre intervenant(e) du CISSSO, informations sur votre santé mentale et vos problèmes de santé. Ces informations sont recueillies dans le but de procéder à l’ouverture de votre dossier. Nous nous engageons à traiter ces informations avec la plus grande confidentialité et à les utiliser uniquement dans le cadre prévu lors de leur collecte.

4. Responsable de l’application des normes de protection des renseignements personnels

Émilie Boisvenu est responsable de la protection des renseignements personnels et peut être contacter par courriel à l’adresse dg@envolsrt.org.

5. Normes de confidentialité

• Respecter la vie privée des participants, donateurs, membres du conseil d’administration et employés de L’Envol S.R.T est une valeur fondamentale;
• Les employés, bénévoles et stagiaires de L’Envol S.R.T peuvent être exposés à des informations qui sont confidentielles et / ou privilégiées et exclusives;
• Toute personne (conseil d’administration, direction, employés, bénévoles, stagiaire), qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations;
• Le conseil d’administration, la direction, les employés, les bénévoles et les stagiaires ne doivent pas discuter de cas, de personnes ou de décisions propres à L’Envol SRT avec des personnes extérieures ou non concernées;
• Par conséquent, toutes les informations discutées lors des réunions, des activités ou des échanges directes ou indirectes qu’elles soient personnelles ou professionnelles sont confidentielles et ne doivent pas être divulguées ou discutées avec quiconque et ce, pendant et après le service de l’emploi ou du bénévolat;

Les obligations suivantes doivent être respectées afin de protéger les renseignements personnels :

• Déterminer les fins de la collecte : un intérêt sérieux et légitime doit motiver la constitution d’un dossier sur une personne;
• Limiter la collecte de renseignements personnels : la collecte doit se limiter aux renseignements nécessaires aux fins déterminées. En cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire;
• Recueillir les renseignements personnels par des moyens légaux et légitimes : sauf exception, la collecte doit se faire auprès de la personne concernée;
• Informer la personne concernée, avant de constituer un dossier :
  • De l’objet du dossier;
  • De l’utilisation qui sera faite des renseignements personnels;
  • Des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’organisme;
  • De l’endroit où ils seront détenus;
  • De ses droits d’accès et de rectification.

6. Conservation de documents confidentiels

L’Envol SRT s’engage:

• À fermer à clé les classeurs et les bureaux contenant les dossiers des participants, des employés, des bénévoles et des donateurs, ainsi que ceux contenant des renseignements confidentiels, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables;
• À sécuriser la base de données par des mots de passe
• À ne donner l’accès informatique à la base de données qu’aux employés;
• À assurer la destruction des informations et du dossier physique lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires ou à la fin de la période de conservation (7 ans);
• À maintenir un haut degré de sécurité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité afin d’assurer la protection de ses données personnelles et éviter qu’elles ne soient consultées, utilisées ou divulguées sans autorisation;
• À informer les utilisateurs en cas de violation de la sécurité qui pourrait compromettre leurs informations personnelles.

Les employés et bénévoles de L’Envol SRT s’engagent :

• À conserver ou transmettre de manière sécuritaire toutes informations confidentielles qu’ils détiennent dans le cadre de leur fonction;
• À remettre à la fin de leur mandat toutes informations et tous documents reliés aux renseignements personnels auxquels ils ont eu accès durant leur mandat;

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. L’Envol SRT tient un registre des incidents de confidentialité à jour et prendra contact avec tout Utilisateur dont les renseignements personnels seraient l’objet d’un tel incident et présentant un risque de préjudice sérieux.

7. Accès aux dossiers

Les dossiers pourront être consultés sur place par la personne elle-même, par les membres du personnel de L’Envol SRT qui doivent intervenir auprès de la personne, par la direction et par toute autre personne désignée pour procéder à l’évaluation des programmes offerts. L’entente de services entre L’Envol SRT et Service Québec spécifie que, lors d’une vérification, le vérificateur nommé par ce dernier doit avoir accès aux dossiers des personnes.

La personne qui désire consulter son dossier doit en faire la demande à son agent qui lui fera remplir le formulaire Demande de consultation du dossier personnel. Le rendez-vous sera donné dans les douze jours ouvrables suivant la réception du formulaire de demande de consultation. Tous les documents produits par L’Envol SRT et ses employés seront laissés au dossier. Les informations écrites provenant d’une source extérieure seront retirées. La personne sera informée de la source et de la nature des documents retirés. Elle devra faire la demande auprès de cette source pour les consulter.

Après avoir convenu avec la personne d’une date de rencontre pour consultation, l’agent informera la direction de la demande. Lors de la rencontre, l’agent pourra photocopier les documents demandés par la personne. À la fin de la rencontre, l’agent fera remplir le formulaire Confirmation de consultation de dossier. Ce document sera porté au dossier de la personne.

La personne qui désire demander la suppression de leurs informations personnelles peuvent le faire par téléphone, par courriel ou par notre formulaire en ligne de demande de suppression de données personnelles.

8. Modalités d’application de la politique de confidentialité

• La direction et le conseil d’administration sont responsables de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité;
• Les administrateurs, la direction, les employés, les stagiaires et les bénévoles doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci;
• Si un administrateur, un employé, un stagiaire ou un bénévole a divulgué une information confidentielle, l’autorité compétente lui impose une sanction qui peut aller de la réprimande à l’exclusion;

9. Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 11 septembre 2023 à la suite de son adoption au conseil d’administration tenu le 11 septembre 2023 au bureau de L’Envol SRT.